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毕业生离校后,按照学校制定离校手续办理通知要求,必须到校有关部门办理档案和组织关系转移等离校手续,档案馆负责档案管理及邮寄。
档案对毕业生计算工龄、转正定级、调整工资、认证身份、办理出国政审、申报技术职称,以及按规定出具有关证明(包括存档证明、边境证明、婚姻证明、考学证明),接管转党团组织关系,申报有关奖惩事宜,补充档案材料,代办养老保险等都有着非常密切的联系,具有不可替代的作用。毕业生应给予足够的重视,以免给自己的学习和工作造成不便。
本科生:入学登记表,毕业生登记表,成绩单,学位授予通知书,体检表,派遣证(下联); 研究生:入学登记表,毕业生登记表,答辩情况表,学位授予通知书,体检表,派遣证(下联)。
毕业离校前已落实单位和升学的毕业生,档案由档案馆在毕业生离校一个月内依据协议书“档案转寄详细地址”(包括档案转寄单位的省、市、区路街门牌号及档案转寄单位名称)栏所填信息,通过大连市机要局寄出。毕业生到单位报到后二个月内,务必到有关部门查收档案,未查收到档案的毕业生,应在毕业当年10月份之前与学校档案馆联系。
未落实单位的毕业生,可以申请办理人事代理,将档案托管在各地市人才市场,也可以要求学校直接转回生源所在地。
(l)毕业生在离校前均已落实具体就业去向,学校将按照就业方案中的“档案转寄地址”于7月中旬前通过机要局邮寄。
(2)报考公务员、研究生以及参军入伍等需要在考察毕业生考察期间调档的,须出具相关部门的调档函和个人有效证件,并由招生就业处签字盖章后交到学生档案室方可调档。
(3)毕业生与在人才交流中心代理人事关系单位签约的,需出具该单位正式的接收函(某单位同意接收某人到本单位工作)及人才交流中心的调档函方可调档。
(4)与无人事接收权的单位(外资、独资、合资、私企)签订协议的,如需将档案调出,需出具用人单位与其签订的协议或合同的复印件及档案接收部门的正式公函,方可调档。
(5)与国有企事业单位中无人事权的股份制单位签约的,档案需转入其上级主管部门,如需调档,由上级主管部门出具调档函来校档案馆提取档案。
(6)就业后与用人单位解除合同的毕业生档案,一般会由单位退回学校。对于退回学校的档案,若该毕业生想提取档案,需要到辽宁省大学生就业指导局重新办理改派,并持新的派遣证和新单位接收函提取个人档案。
未收到档案的原因一般有以下几种: (1)档案材料不齐全,例如:缺少学籍表、入学登记表、毕业生 登记表或者《报到证》等。 (2)有些单位无人事档案保管权,不能接收档案,所以档案邮到人才交流中心,用人单位可以到人才交流中心去查档案。 (3)毕业生留下的档案转寄地址不详细,例如:只留下单位名称等,无法转寄。
(l)毕业后由于违纪违规被用人单位拒绝接收的毕业生,档案迁回入学前生源地市人力资源和社会保障局。 (2)已列入就业计划,由于毕业生个人原因与用人单位解除协议而未征得学校同意的毕业生的档案迁回入学前生源地市人力资源和社会保障局。 (3)由于毕业生个人原因提供转档地址不详,档案退回学校。
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